İzin Talep Formu

Adım 1 / 9

Form Oluşturma

Yönetici panelinden yeni bir form tanımı yapılır.

Bu aşamada yönetici, panel üzerinden yeni bir form oluşturur ve temel yapılandırma ayarlarını belirler. Form tipi, SLA süresi, kayıt sonrası davranış ve genel özellikler tanımlanarak formun çalışma yapısı oluşturulur.

Bu adımda neler yapılır?

Form tipi seçilir (Standart / Süreç / Anket / Değerlendirme)
Form adı ve açıklaması girilir
SLA süresi belirlenir
Kayıt sonrası aksiyon seçilir
Gerekirse SMS ayarı ve ek özellikler yapılandırılır

Adım 2 / 9

Form Tasarımı

İzin talep formuna ait alanlar sürükle-bırak yöntemi ile oluşturulur.

Form tasarım ekranında izin sürecinde ihtiyaç duyulan alanlar sürükle-bırak yöntemi ile eklenir ve düzenlenir. Personel bilgileri, izin türü ve tarih aralıkları gibi alanlar yapılandırılarak formun veri toplama yapısı oluşturulur.

Bu adımda neler yapılır?

Ad Soyad alanı eklenir
Ünvan bilgisi alanı oluşturulur
Yerine bakacak kişi alanı tanımlanır
İzin Türü için dropdown alanı eklenir
İzin süresi için sayı alanı tanımlanır
Başlangıç ve bitiş tarihleri için tarih alanları eklenir
İzin belgesi için dosya yükleme alanı eklenir
Açıklama alanı oluşturulur

Adım 3 / 9

Form Kuralları Tanımlama

Form açılışında veya kayıt sırasında çalışacak alan bazlı iş kuralları tanımlanır.

Bu aşamada form davranışını yöneten koşul ve aksiyon kuralları yapılandırılır. Eğer–ise mantığı ile belirli alan değerlerine göre otomatik veri atama, alan kontrolü ve yönlendirme işlemleri tanımlanabilir. Özellikle ilk kayıt anında çalışacak kurallar ile kullanıcı bilgileri otomatik doldurulabilir.

Bu adımda neler yapılır?

Koşul tanımı yapılır (Eğer / ise mantığı)
Alan değerleri otomatik olarak atanabilir
Kullanıcı bilgilerinin otomatik doldurulması sağlanabilir
Alan bazlı zorunluluk ve kontrol kuralları eklenebilir
Kayıt anında çalışacak başlangıç kuralları tanımlanır

Adım 4 / 9

Grup Yetkileri Tanımlama

Form üzerinde işlem yapacak kullanıcı grupları ve erişim yetkileri belirlenir.

Bu aşamada izin talep formu ile çalışacak kullanıcı grupları tanımlanır ve her grup için erişim yetkileri ayrı ayrı yapılandırılır. Formu dolduracak kullanıcılar ve talepleri onaylayacak birimler belirlenerek okuma, yazma, güncelleme ve süreç yetkileri atanır.

Bu adımda neler yapılır?

Formu oluşturacak kullanıcı grubu tanımlanır
İzin taleplerini onaylayacak grup belirlenir
Okuma ve yazma yetkileri atanır
Güncelleme ve süreç yetkileri yapılandırılır
Rapor (genel / grup) erişim izinleri belirlenir

Adım 5 / 9

İş Akışı Tanımlama

İzin talebinin hangi adımlardan geçeceği ve onay süreci yapılandırılır.

Bu aşamada izin talebinin sistemde nasıl ilerleyeceği belirlenir. Başla adımından sonra talep onay grubuna yönlendirilir ve Onayla / Reddet aksiyonlarına göre süreç kapatılır. İş akışı adım–aksiyon–sonraki adım mantığı ile tanımlanabildiği gibi, görsel çalışma alanı üzerinden de modellenebilir.

Bu adımda neler yapılır?

Başla adımı tanımlanır
Talebin yönleneceği onay grubu belirlenir
Onayla ve Reddet aksiyonları eklenir
Aksiyonlara göre sonraki adımlar belirlenir (Kapat vb.)
Adımlar için SLA süreleri tanımlanabilir
İş akışı tablo üzerinden veya görsel çalışma alanı ile oluşturulabilir

Adım 6 / 9

Kullanıcı Talep Oluşturur

Form yayına alındıktan sonra kullanıcılar izin taleplerini sisteme girmeye başlar.

Kullanıcı, izin talep formunu doldurarak yeni bir başvuru oluşturur. İzin türü, tarih aralığı ve gerekli bilgiler girildikten sonra kayıt oluşturulur ve talep otomatik olarak onay sürecine yönlendirilir.

Bu adımda neler yapılır?

Ad Soyad ve ünvan bilgileri görüntülenir veya otomatik doldurulur
İzin türü seçilir
İzin süresi ve tarih aralığı belirlenir
Yerine bakacak kişi bilgisi girilir
Gerekirse izin belgesi yüklenir
Açıklama alanı doldurularak talep kaydedilir

Adım 7 / 9

İnceleme ve Süreç Yönetimi

Talep, ilgili süreç adımındaki yetkili grubun ekranına düşer ve değerlendirme süreci başlar.

İzin talebi oluşturulduktan sonra tanımlanan iş akışına göre ilgili onay grubuna yönlendirilir. Bu adımda yetkili kullanıcılar kaydı üzerine alarak talep detaylarını inceler, gerekli değerlendirmeyi yapar ve uygun aksiyonu seçerek süreci ilerletir.

Bu adımda neler yapılır?

Kayıt aktif süreç adımındaki grubun ekranına düşer
Yetkili kullanıcı talebi üzerine alır
Talep bilgileri ve ek belgeler incelenir
Gerekirse açıklama veya değerlendirme notu girilebilir
Onayla veya Reddet aksiyonu seçilerek süreç ilerletilir

Adım 8 / 9

Yönetici Onay ve Nihai Karar

Son adımda yetkili yönetici talep için nihai kararı verir.

Talep son onay adımına ulaştığında yetkili yönetici tarafından değerlendirilir. Yönetici onay veya red kararı verirken sisteme gerekçe girmek zorundadır. Bu işlem sonrasında süreç tamamlanır.

Bu adımda neler yapılır?

Talep bilgileri son kez kontrol edilir
Onay veya Red aksiyonu seçilir
Karar için gerekçe girilmesi zorunludur
Girilen gerekçe kayıt altına alınır

Adım 9 / 9

Raporlama ve Süreç İzleme

Tamamlanan ve devam eden talepler rapor ekranından görüntülenir.

Süreç tamamlandıktan sonra tüm talepler rapor ekranında listelenir. Kullanıcılar ve yöneticiler kayıtları filtreleyerek inceleyebilir, geçmiş talepleri görüntüleyebilir ve verileri dışa aktarabilir.

Bu adımda neler yapılır?

Tamamlanan ve bekleyen talepler listelenir
Durum bazlı filtreleme yapılır
Tarih aralığına göre kayıtlar incelenir
Excel’e aktarım yapılabilir
Grup ve süreç adımı bazlı görüntüleme sağlanır

İzin Talep Formu

Adım adım senaryo

Form Oluşturma

Bu adımda neler yapılır?

Form Tasarımı

Bu adımda neler yapılır?

Form Kuralları Tanımlama

Bu adımda neler yapılır?

Grup Yetkileri Tanımlama

Bu adımda neler yapılır?

İş Akışı Tanımlama

Bu adımda neler yapılır?

Kullanıcı Talep Oluşturur

Bu adımda neler yapılır?

İnceleme ve Süreç Yönetimi

Bu adımda neler yapılır?

Yönetici Onay ve Nihai Karar

Bu adımda neler yapılır?

Raporlama ve Süreç İzleme

Bu adımda neler yapılır?

Diğer örnekler

Şikayet Talep Formu

Masraf Talep Formu

FormWise Nasıl Kullanılır?

Bu senaryoyu kendi kurumunuza uyarlayalım

FormWise

Ürün

Kaynaklar

İletişim